GMAIL használatát segítő kurzust indított a pcworld. Ránkfér, mert az én szokásaimhoz mérten nem valami felhasználóbarát. Sokszor hosszú percig keresgélek 1-1 alkalmazást. De nézzük!

A gazdag funkcionalitás miatt nem egyszerű kiigazodni a Gmail felületén, így összegyűjtöttük a leghasznosabb tippeket, amelyekkel még többet lehet kihozni a levelezőből.

Talán a legjobb, ha a Gmail megszelídítését elsőként a külcsínnél kezdjük, és szépen lassan haladunk egyre mélyebbre. Utóbbi a hardcore felhasználók számára bagatellnek tűnhet, de az is biztos, hogy anno a Gmail fiókjuk megalkotásakor ők maguk is eljátszottak egy ideig a felület csínosításával. Az érdemi munka megkezdéséhez kattintsunk a jobb felső sarokban lévő „Beállítások” hivatkozásra, majd nézzük át tüzetesebben a megjelenő panelt.

Adjunk meg, hogy mennyi e-mailt (beszélgetést) szeretnénk látni oldalanként, a használt nyelvet, állítsunk be egy képet magunkról, és hogy azt kik számára tesszük hozzáférhetővé, valamint hogy ismerőseink profilképei közül melyeket szeretnénk látni. Ha ezzel megvagyunk, akkor döntsük el, hogy akarjuk-e a Gmail által köztudatba hozott beszélgetési nézetet használni (mikor a rendszer téma szerint csoportosítja az üzeneteket) vagy sem. Ez egyértelmű választásnak tűnhet, pedig biztosan sok olyan személy van, aki inkább szeretne visszatérni a régi rendszereknél megszokott állapothoz. Amennyiben ezzel megvagyunk, maradjunk még egy kicsit a könnyed finomításoknál: a Beállításokon belül kattintsunk a Témákra, majd válassz ki egy tetszetős elrendezést.

Címkézzünk fel mindent!

Következő lépésként menjünk tovább haladóbb irányba, és konfiguráljuk a Gmail felületének bal oldalán megjelenő címkéket. A Google levelezőrendszere ugyanis a beérkező levelekre, a kukára és a kéretlen üzentekre is címkeként tekint. Azaz nem könyvtárakat használ, hanem címkéket, amelyek alapján szortírozza a leveleket.

Az új üzenetekhez a „Beérkező levelek” címkét fűzi, a töröltekhez a „Kuka” megjelölést használja és így tovább. Ha ezen állapoton nem változtatunk, akkor a rendszer csak a fent említett címkéket fogja kezelni (a háttérben kezelt elküldött és csillagozott mellett), amely idővel kevés lehet ahhoz, hogy megfelelően áttekintsünk a postaládánkban lévő üzeneteket. Érdemes tehát egy rövid ideig elidőzni a Beállításokon belül ezen elemeknél, előtérbe helyezve, vagy éppen elrejtve a különböző rendszercímkéket, és új személyes címkéket beállítva.

A beérkező és a csillagozott leveleket például mindenképpen érdemes megjeleníttetni, míg a csevegéseket, a piszkozatokat és kukát sok esetben érdemes elrejteni. Hasznos emellett saját címkéket is létrehozni. Például egy külön csoportot a személyes leveleiknek, egy másikat a cég belső leveleinek, illetve egy harmadikat a külső partnerektől érkező üzeneteknek. Ehhez nevezzük át a már meglévőket, ha szükséges, alkossunk újakat, illetve rejtsük el a feleslegeseket. Az oldalsávon lévő címkék melletti dobozokra kattintva adjunk a csoportoknak egyéni színeket, hogy azok a későbbiekben vizuálisan is jól elkülönülhetnek. Ha így teszünk, akkor a beérkezett üzeneteket később bármikor könnyedén felcímkézhetünk, s így jól áttekinthetővé tehetjük a postaládánkat, amely alaposan meghálálja magát akkor, mikor egy 2-3 éve beérkezett üzenetet fogunk keresni.

Amennyiben gyakran kis képernyőjű eszközről látogatjuk meg a Gmail fiókunkat, akkor zavaró lehet a sok helyet elfoglaló címkék jelenléte. Jó hír, hogy ezen esetben sem kell mérlegelnünk az alkalmazásokkal kapcsolatban, mivel a Labs kísérleti funkcióinál (zöld lombik ikon) megtalálható „Címkék elrejtése a tárgyban” lehetőséggel eltüntethetjük a címkéket, így azok nem foglalják el majd feleslegesen a képernyő hasznos részét.

A Gmail boszorkánykonyhájában emellett érdemes egy próbát tennünk a felület kialakításánál néhány más modullal is (Figyelem az itt található alkalmazások bármikor megváltozhatnak, vagy eltűnhetnek!). Egyik ilyen a „Címsor-átalakító”, amely aktiválásával akkor is láthatjuk a böngésző felületén, hogy új levelünk jött, ha éppen több fül van megnyitva, vagy kisméretű ablakban fut a szolgáltatás. Ez főként céges Gmail profiloknál lehet hasznos, mivel esetükben a Google alapbeállításon a „[cégnév] – Beérkező levelek (5) – [e-mail címünk]” formátumot használja. Az átalakítás után ellenben a szervezett nevét a sor végére rakja, hogy előbbre kerüljön a címsor lényeges eleme.

A Labs alkalmazásainál ezen túl egy sor érdekes funkciót találunk, amelyekkel alaposan átalakítható a Gmail felülete. Így például ellentétes oldalra rakhatjuk a chat-mezőt (Csevegő a jobb oldalon), áthelyezhetjük a mellékletet- és más ikonokat tartalmazó oszlopot (Ikonok oszlopának áthelyezése), Andorid rendszerről csatlakozó csevegő-partnereiknél robot ikont jeleníthetünk meg (Zöld robot!) és így tovább.

Az üzleti felhasználóknak érdemes aktiválniuk a „Google Dokumentumok” és a „Google Naptár” modult is. Előbbi egy keretet helyez el a bal oszlopban, amelyben megjeleníti a profil gazdájának a Google tárhelyén elhelyezett dokumentumait, míg utóbbi ugyanitt feltünteti a felhasználó naptárát. S persze azt se felejtsük el, hogy a Gmail képes vezetni a feladatainkat is!  Ezt a baloldalon lévő „Teendők” csoport rejti, amelyet egy levél esetén a „További műveleteken” belül az „Elhelyezés a feladatok között” utasítással tudunk megcímezni. Azaz a Gmail komplett munkafelületé tud válni: levelekkel, naptárral, teendőkkel és dokumentumokkal.

Több postafiók egy helyen

Ma már sokan nem egyetlen e-mail címet használnak. Kell egy külön postafiók a magánéletüknek, egy a munkánkhoz, egy másik pedig az ismeretlen oldalakon való regisztrálásra és így tovább. Így napjainkban már egy modern levelezőrendszerrel szemben alapkövetelmény, hogy képes legyen továbbítani egy „mester-fiókba” a saját üzeneteit, illetve rendelkezzen IMAP és POP hozzáféréssel. Erre a Google levelezőrendszere is képes, sőt ennél még sokkal többre is.

De nem menjünk ennyire előre, nézzük, hogy miként tudunk több postafiókot is kezelni a Gmail felületén. Ehhez lépjünk be ismételten a beállítások közé, és válasszuk ki az „Átirányítás és POP/IMAP” fület. A megjelenő ablakban elsőként az átirányítást tudjuk beállítani, egy külső postafiókba továbbítva beérkező leveleinket. Ha szeretnénk élni ezzel a lehetőséggel, akkor kattintsunk a „Továbbítási cím hozzáadása” gombra, majd adjuk meg az átirányítási címet. Ezt követően a rendszer elküld egy hitelesítő kódot, amely visszaigazolása után elindulhat a leveleink továbbítása. Itt négy opció közül választhatunk. Elküldhetünk egy másolatot a kiválasztott e-mail címre, ezzel párhuzamosan a beérkezettet olvasottnak jelölhetünk, archiválhatjuk a Gmail levelét, illetve akár azonnal törölhetjük is azt. Emellett szűrőket (lásd később) is beállíthatunk az átirányításhoz, hogy a rendszer automatikusan csak bizonyos kritériumoknak megfelelő üzeneteket továbbítson.

Amennyiben egy kliensoldali alkalmazásba (például Outlook és Thunderbird) szeretnénk letölteni a leveleinket, akkor engedélyezhetjük az IMAP- és POP-alapú hozzáféréseket is. A két protokoll között a fő különbség az, hogy míg a POP passzívan letölti a leveleket, addig az IMAP kétirányú szinkronizációt biztosít. Melyik a jobb? Általánosan elmondható, hogy az IMAP esetén kisebb az elkallódás esélye, mivel a rendszer ekkor szinkronizálja a fájlokat, míg POP esetén elképzelhető, hogy egy nem várt esemény miatt búcsút mondhatunk a már letöltött leveleknek.

Ha választottunk közülük, akkor a kliens programban ettől függően adjuk meg a kívánt adatokat: a felhasználónevünk és jelszavunk mellett a beérkező levelek szerverénél a pop.gmail.com/imap.gmail.com webcímet, míg kimenő szervernél az smtp.gmail.com-ot.

Fontos még, hogy a Gmail engedi a „+” operátor használatát az e-mail címnél, amellyel gyakorlatilag végtelen számú elektronikus levélcímünk lehet. A pcword@gmail.com postafióknál például külön alcímet alkothatunk a hírleveleknek (pcworld+hirlevel@gmail.com), az üzlet (pcword+nonstopuzlet@gmail.com) és a mobil rovatnak (pcworld+nonstopmobil@gmail.com), amelyeknek címzett levelek gyakorlatban mind egy helyen landolnak: a pcworld@gmail.com postafiókban. Ez az összes Gmail postafiókra igaz, aminek köszönhetően a felhasználók is bátran kombinálhatják az e-mail címeiket. Ez különösen jól jöhet akkor, ha különböző kritériumok alapján akarjuk szűrni a leveleinket. Így például ha regisztrálunk a Dropbox oldalán, akkor bátran használjuk a +dropbox@gmail.com formulát, így ha ugyanezt egy kéretlen levélben látjuk viszont, akkor pontosan tudni fogjuk a megcímzett levélből, hogy honnan szivárgott ki az e-mail címünk.