Szűrők és operátorok

Gondoljuk egy kicsit tovább az operátorok használatát. Mondjuk, hogy minden szolgáltatásra a pcworld+feliratkoz@gmail.com e-mail címmel regisztrálunk, hogy a később érkező hírleveleket (mivel jellemzően jönnek) e tényező szerint válogathassuk szét. Nos, ez könnyen végrehajtható. Lépjünk be a Beállítások közé, és ha nem tettük még meg, akkor hozzunk létre egy „Hírlevél” címkét, majd a Szűrő fülnél alkossunk egy új szabályt.

A címzett mezőben adjuk meg a fenti e-mail címet, majd a végrehajtandó utasításoknál jelöljük olvasottnak a levelet, ugortassuk át vele a beérkező mappát, és azonnal adjuk hozzá a „Hírlevél” címkét. Ha így teszünk, akkor sok ideges perctől kímélhetjük meg magunkat. Természetesen ez nem csak a fenti esetnél működik, hiszen feladó, címzett, tárgy és a levél tartalma alapján is szűrhetjük a beérkező leveleket, így ha mindent jól beállítunk, akkor alaposan felgyorsíthatjuk, és egyúttal komfortosabbá tehetjük a Gmail használatát. Érdemes!

Akkor sem kell kétségbe esnünk, ha gyorsan meg akarunk találni egy levelet, ám korábban nem szűrtük a beérkező leveleinket. A Google ugyanis keresőjéhez méltó eszközt épített be a Gmail felületére, amely segítségével a fő paraméterek alapján könnyedén fellelhetjük a minket érdeklő üzenetet. Ennek kipróbálásához kattintsunk a „Keresési opciók megjelenítése” opcióra, majd kísérletezésképpen keressünk rá például azokra a levelekre, amelyeknél a feladó „Gábor”, illetve rendelkezik csatolmánnyal. Nem gond, ha nem kapunk találatot, ellenben érdemes tüzetesebben megfigyelni a lentebb megjelenő „from:Gábor has:attachment” sort.

A keresési opciók beviteli mező ugyanis nem tesz mást, mint átfordítja a kereső nyelvére a kérésünket. Ezt mi magunk is megtehetjük, sőt érdemes is, mert az előbb használt panel megkerülésével – csupán a fő keresőmezőt használva - alaposan felgyorsíthatjuk a munkánkat a Gmail felületén. Több logikai operátort használhatunk (lásd lentebb), amelyeket logikai kapcsolóval akár bonyolult lekérdezésekké is összefűzhetünk. Vegyük például a fenti lekérdezést és írjuk át egy kicsit: (from:Gábor) AND (has:attachment). Történt valami változás? Semmi, mivel a Gmail ezen esetben is azon leveleket gyűjti ki, amelyeket Gábor küldött és csatolmánnyal rendelkeznek. A lényeg az és-en van. Jelentős változást figyelhetünk meg ellenben a „(from:Gábor) OR (has:attachment)” sornál, mikor a rendszer azon leveleket adja vissza találatként, amelyeket Gábor küldött vagy csatolmánnyal rendelkeznek. Ekkor a vagy miatt lényegesen több találatot kapunk. Végezetül a „to:(Gábor AND Tibor) has:attachment” utasítással azokat a leveleket tekinthetjük meg, amelyek rendelkeznek csatolmánnyal, a címzettek között pedig ott találjuk Gábort és Tibort (itt az AND szintén elhagyható).

Ha szövegre keresünk rá, akkor érdemes az organikus keresőben már megismert eljárásokat alkalmaznunk. Azaz az idézőjel között írt szövegnél pontos egyezést keres a Gmail. Így az „ebéd és megbeszélés” lekérésnél azok a szövegeke jelennek csak meg, amelyek színtisztán tartalmazzák az adott szövegrészt. A „from:Gábor (ebéd OR megbeszélés)” utasításra ellenben csak azok a Gábortól érkezett levelek bukkannak fel,   amelyek vagy az ebéd, vagy a megbeszélés szót tartalmazzák, míg az „(ebéd megbeszélés)” esetén kizárólag azok az üzenetek jellemek meg, amelyekben mindkét kulcsszó megtalálható. A mínuszjellel pedig kizárhatunk kulcsszavakat, vagyis az „ebéd –megbeszélés” parancsra a megbeszélés szót nem, ellenben az ebéd kulcsszavat valóban tartalmazó levelek bukkannak fel. Végezetül egy tipp: a karbantartásnál is jól jöhet az operátorok használata, annak ellenére, hogy egy külső beépülővel (Find Big Mail) könnyen megtalálhatjuk a nagyobb állományokat. Próbáljuk ki például a „in:anywhere filename:pdf”, vagy a "in:anywhere filename:zip” utasításokat!

Kezeket a klaviatúrára

A rengeteg beérkezett levelet kezelő felhasználóknak emellett hasznos lehet, ha a klaviatúrát is segítségül hívják, utóbbi ugyanis a Gmail levelezőjében nem csak puszta adatbevitelre képes, hanem segítségével egy, vagy maximum két gomb lenyomásával különböző utasításokat adhatunk ki pillanatok alatt.

A gyorsbillentyű engedélyezését követően például a „c” gomb lenyomásával egy új üres üzenetet nyithatunk meg, az „k” és „j” gombokkal előre-hátra ugrálhatunk a beszélgetések között, míg például a felkiáltójellel spamnek jelölhetünk az üzenetet. A kombinációk segítségével kijelölhetjük az összes olvasatlan levelet (* és u), a csillagozott leveleket (* és s), valamint a beérkezett levelekhez ugorhatunk (g és i). Az összes lehetséges billentyűkódot és kombinációt most nem akarjuk felsorolni, mivel meglehetősen sok helyet foglalna. Ráadásul az összes elérhető utasítás megtekinthető a Beállítások menün belül a „Gyorsbillentyűk engedélyezése” mellett, ha a „További információra kattintunk”. Arra viszont figyeljünk, hogy a billentyűkódok használatához a Google tájékoztatása alapján 101/102 billentyűs vagy Microsoft Natural PS/2 billentyűzetre van szükség. Azaz ne vegyünk mérget rá, hogy képesek leszünk az ujjunkkal irányítani a Gmail levelezőjét.

Ha így lenne, akkor sem kell nagyon keseregnünk, mert ezen kívül még pár módszert van arra, hogy felgyorsítsuk a beérkező üzenetek feldolgozását. Egy közülük a Beállítások között megtalálható – egyelőre még béta állapotú – fontos levelek, amely funkció engedélyezésével a Google megpróbálja súlyozni az üzeneteinket, hogy a legfontosabbakat a beérkezett levelek mappa élére helyezze. Így a Gmail felületére belépve mindig láthatjuk majd a leglényegesebb e-mailjeinket, és nem kell majd attól tartanunk, hogy valami elkerüli a figyelmünket (feltéve, hogy problémamentesen dolgozik a Google funkciója).

Ezen felül ismételten érdemes szétnézni a néhány őrült kísérleti funkció között. Most nem mennénk végig az itt található lehetőségeken, de kettőt kiemelnénk, amely hasznos lehet a levelek gyors feldolgozásánál. Első a „Bepillantás az üzenetbe” funkció, amellyel a levelek megnyitása nélkül is beleleshetünk azok tartalmába. A művelethez mindössze a jobb egérgombot kell lenyomnunk, amely lényegesem gyorsabb olvasást tesz lehetővé, mintha ténylegesen megnyitnánk a levelet. A másik az „Egérmozdulatok”, amely biztosítja a mozgással való navigálást. Habár a funkció nevében a hagyományos beviteli eszköz szerepel, a gesztusos –ujjal történő - vezérlést is biztosítja.

Csoportosan könnyebb

A levelek hatékony feldolgozása mellett nem mellékes szempont a gyors levélírás sem. Főként, ha egy projekten dolgozunk, amely kapcsán folyamatosan ugyanazon személyeket kell megcímezni. Ekkor választhatjuk a nehezebb utat, folyamatosan begépelve az e-mail címeket, de ez a megoldás nehézkes, lassú, és könnyen kimaradt egy vagy két személy a címzettek közül. Egyszerűbb inkább létrehoznunk egy csoportot, amely megadásával egyszerűen hivatkozhatunk annak a tagjaira. Létrehozásához kattintsunk a Gmail felületén bal oldalt megtalálható Címtár feliratra, hogy hozzáférjünk a rendszer által kezelt névjegyekhez. Ha ezzel megvagyunk, akkor a megjelenő felületen pipáljuk ki azon személyeket, akiket hozzá akarunk adni a csoporthoz, majd válasszuk ki a „Csoportok” legördülő menün belül az „Új csoport…” utasítást.  Végezetül adjunk neki nevet, és új objektumunk már készen is áll a használatra.

Leginkább két módon tudjuk élni az előnyeivel. Használhatjuk azt a Címtárban és levélírás felületén is. Utóbbihoz kezdjünk el létrehozni egy új üzenetet, majd a címzett mezőbe kezdjük el begépelni a csoport nevét. Egy idő után meg kell jelennie az általunk definiált elemnek, amelyet kiválasztva a Gmail egy pillanat alatt megcímzi a csoportban található személyeket.

Alternatív lehetőségként lépjünk be a Címtárba, kattintsunk a csoport nevére, majd válasszuk ki azon személyeket, akiknek üzenni akarunk, végül az E-mail opcióval kezdjük el megírni a levelet. Ezen megoldás akkor lehet jó, ha nem akarunk a csoporton belül mindenkinek írni, illetve ha meg akarjunk tekinteni a csoport korábbi levelezését (Legutóbbi beszélgetések).

Persze még a legnagyobb elővigyázatosság mellett is lehetünk óvatlanok, főként ha egyszer sok személynek írunk. Előfordulhat, hogy elfelejtjük, pontosan kiknek írunk, és olyan részek is benne maradnak a szövegben, amelyeknek nem kéne ott lenniük. Az is lehet, hogy olyan személy is a címzettek között lesz, akivel nem számolunk (így könnyen kikerülhetnek a vállalati titkok), illetve hirtelen felindulásból nem illendő sorokat vettünk a képernyőre.

Szerencsére a küldés után még néhány másodpercig visszavonhatjuk a műveletet (ha profilunknál ez nem érhető el, akkor a Labs-on belül a „Küldés visszavonása” opciót engedélyezzük). Ám ha ez sem lenne elég, akkor érdemes a Labs funkciók között kikeresni a Mail Goggles lehetőséget, amely a Google indoklása alapján főként a hétvégén és késő éjjel lehet hasznos. Az apró kis segédprogram ugyanis a küldés előtt néhány egyszerű kis matematikai feladatot oldat meg velünk, hogy a megfejtés során lehiggadjon, illetve kijózanodjon a felhasználója, így megelőzve a nagyobb bajt. Gyakorlatilag ez a „számoljunk el tízig” manuális trükk algoritmizált változata.

Az internettől távol

Végezetül érdemes pár szót ejteni a Gmail offline képességeiről, amelynek köszönhetően gépünkön akkor is hozzáférhetünk a korábban beérkezett leveleinkhez, amikor éppen nem vagyunk képesek a világhálóra csatlakozni. Konfigurálásához kattintsunk a Beállításokon belül az „Offline” fülre, majd válasszuk ki „Az Offline Mail engedélyezése ezen a számítógépen” lehetőséget. Második lépésként a letöltési beállításoknál adjuk meg, hogy mely üzenetekről szeretnénk egy másolatot gépünkön, és hogy mennyi ideig visszamenően szinkronizálja azokat a Gmail.

Végezetül konfigurálhatjuk a lementett csatolmányok maximális nagyságát, illetve külön parancsikont is elhelyezhetünk az asztalon. Ha így járunk el, akkor később internet-kapcsolat hiányában is meglátogathatjuk majd a gmail.com weboldalt, ahol megtekinthetjük a szinkronizált leveleket, valamint egyéb más üzeneteket is végrehajthatunk, amelyet a levelezőszolgáltatás a következő online állapotkor fog frissíteni a Google felhőjében.

pcworld